Kuidas luua 7 sammuga tugev virtuaalne meeskond

Kas kuulute virtuaalsesse meeskonda ja soovite selle toimima panna? Siin on minu lemmik virtuaalse meeskonna suhtlusstrateegiad, mida saate kasutada nii kodus kui ka kontoris!

Sisukord

  1. Looge sotsiaalne ruum
    1. Kuidas motiveerida virtuaalse meeskonna liikmeid?
  2. Ole videohoolik
  3. Valige õiged tööriistad
    1. Valige oma vestlustööriistad
    2. Valige oma töövoo automatiseerimise tööriistad
  4. Looge suurepärane kaugpoliitika
    1. Mis on kaugtöö poliitika?
  5. Leidke oma liikumissoon
  6. Soovitage otseteid
  7. Vältige lõkse
  8. Boonus: Alusta, Peata, Jätka

Kuna üha rohkem ettevõtteid hakkab kaugtööd tegema, peame teadma, kuidas virtuaalses meeskonnas tõhusalt töötada.

Üha rohkem meist töötab kodus ja see tähendab teadmist kuidas kohaneda.



Uuringud on näidanud et kodus töötamine võib kaasa tuua ka õnnelikuma ja produktiivsema virtuaalse meeskonna.

4 pulgakuju pääsevad arvutile ligi ja töötavad virtuaalses meeskonnas Mis on virtuaalne meeskond?

Virtuaalne meeskond on rühm kaugtöötajaid, kes teevad projekti lõpetamiseks koostööd. Hea virtuaalne meeskond suudab rakenduste või tarkvara abil tõhusalt suhelda ning võib koosneda ühe ettevõtte töötajatest või erinevate ettevõtete töötajatest.



Virtuaalsete meeskondade õigeks saamine sõltub kahest tegurist:

  • Juurdepääs õigele tehnoloogiale
  • Selge digitaalse kommunikatsiooni kasutamine

Nende kahe asja saavutamine tähendab, et saate virtuaalsel töökohal tõhusat koostööd teha.

Siin on, kuidas seda teha.

Looge sotsiaalne ruum

Suurim viga, mida virtuaalsed meeskonnad teevad, on eeldada, et suhete loomine ja sotsiaalne aeg toimuvad loomulikult. Kontoris on enne koosoleku algust lihtne lobiseda kohvimasina üle, koos lõunat süüa või vestelda.

Või isegi oma töökaaslaste jant.

Digitaalsel töökohal kaovad paljud neist võimalustest. Seega peate oma virtuaalse meeskonna sotsiaalse aku tühjenemise vältimiseks looma oma sotsiaalse ruumi!

Digitaalsel töökohal on suhted nagu patareid. Need tühjenevad ja neid tuleb pidevalt laadida.

Scott Edwards, Science of People tegevjuht

Siin on hea uudis:

  • Teadus soovitab seda videokõned võib olla lihtne viis üksinduse ja eraldatuse vähendamiseks.
  • Regulaarne telefonikõned võib aidata sõprussuhteid hoida.
  • Saate toota oksütotsiin (kemikaal sidumiseks) isegi veebikaamera kaudu!

Sotsiaalne aeg on meie heaolu jaoks uskumatult oluline ja meie heaolu on meie tootlikkuse jaoks oluline. Kiirel nädalal võib tunduda kahjulik, et planeerida oma virtuaalse grupiga aega lihtsalt vestlemiseks, kuid seltskondlik aeg on meeskonna lojaalsuse ja ühtekuuluvuse jaoks kriitilise tähtsusega.

Uuringud on näidanud, et sõprussuhted meeskonnas toovad kaasa paremaid tulemusi, seega on ülioluline, et hoiame nende suhetega kursis isegi siis, kui me ei saa üksteist näost näkku näha. Siin on mõned ideed ajastamiseks oma sotsiaalses ruumis:

  • Tehke esimesed 10 minutit igal koosolekul isiklikuks järeletulemiseks.
  • Õppige koos! Saatke oma meeskonnaga oma lemmik TED -kõne, et inimesed saaksid seda ise vaadata (mulle meeldib see TED -kõne, kuid ma olen natuke erapoolik). Seejärel pidage lõunasöögi arutelu, kus räägite õpitust.
  • Tehke rohkem üks-ühele ja lisage päevakorda isiklikud küsimused. Küsige eesmärkide, hobide ja pere kohta.
  • Tehke digitaalne kohvipaus.
  • Lõunatage koos.
  • Võtke kaasa kõneleja või külalisasjatund, kes korraldab lõunasöögi ja õpib. (Teen seda meeskondade jaoks KOGU AEG! Ja tahaksin teie meeskonnaga kohtuda.)
  • Tehke a mitte ebamugav jäämurdja kohtumiste soojendamiseks.

Inimeste teaduse meeskonna jaoks on meil isegi filmipäevad iga paari kuu tagant ja me kasutame neid võimalusi nii isikliku kui ka professionaalse värskenduse tähistamiseks ja kontrollimiseks.

Esialgu võib tunduda natuke kummaline, kui kavatsete oma kolleegidega pikamaa kohvipausi planeerida, kuid on oluline, et hoiame oma meeskonda seotud . Pärast seda, kui kõik on öeldud ja tehtud, võite ikkagi mõelda…

Kuidas motiveerida virtuaalse meeskonna liikmeid?

Meeskonnaliidrite jaoks on oluline teada, kuidas motiveerida virtuaalseid meeskonnaliikmeid. Esiteks peate teadma kuidas ennast motiveerida . Oleme inspireeritud väga produktiivsetest ja tõhusatest inimestest.

Teiseks õppige oma meeskonna isiksuse tüüpi. Olen juhtinud sadu virtuaalseid ettevõtete koolitusi kaugmeeskondadele, sealhulgas Microsoftile, Automatticule (aitäh kogu selle veebisaidi loomise eest!) Ja Google'ile. Üks motiveerivamaid harjutusi, mida oleme teinud, on meeskonna isiksusteadus.

Vanessa teeb ettekande virtuaalsest ja kaugtööst publiku ees

Mulle meeldiks tulla teie rühmaga virtuaalselt rääkima või saate oma meeskonda meie isiksuseharjutuse kaudu juhtida.



Broneeri Vanessa

& uarr; Sisukord & uarr;

Ole videohoolik

Minu meeskond avab igal teisipäeval videokonverentsiplatvormi Zoom, et jagada värskendusi ja ajendada ettevõtte jaoks uusi ideid. Loomulikult suhtleme endiselt teiste kanalite, näiteks e -posti ja telefoni kaudu, kuid video võimaldab meeskonnal visuaalsemat kogemust. Eriti soovitan videokõnesid uutele võrgukontaktidele.

Videokõnesid peetakse tavaliste telefonikõnedega võrreldes paremaks viisiks koosolekute korraldamiseks.

Sellepärast on videokõned nii olulised:

  • Kehakeel. Videokõned pakuvad rohkem loomulik suhtlus , kus helistajad saavad luua silmsidet ja lugeda kehakeelt. Näiteks kui jagan uudiseid ja üks mu meeskonnaliikmetest ilmutab üllatunud ilme, siis tean, et uudis oli šokeeriv või üllatav. Olen võimeline kasutama oma meeskonna emotsionaalseid vajadusi, mida ma ei suudaks üksi kirjaliku suhtlemisega nii lihtsalt teha. Või kui näen, et keegi noogutab pead jah või ei, siis tean, et ta on mingis küsimuses kas nõus või eriarvamusel.
  • Õige mõtteviis. Kodus töötamise üks levinumaid lõkse on selle leidmine rutiini hoida on raskem ja mõned inimesed hakkavad oma kontoririietest loobuma, eelistades pidžaamas töötamist ( mõned uuringud võib arvata, et see võib olla kuni 60% kodutöötajatest). See võib muuta inimesed vähem produktiivseks, kui nad näevad vaeva, et sinna pääseda õige mõtteviis tööks . Kuid regulaarsed videokonverentsid julgustavad meid koosoleku jaoks natuke riietuma ja tundma end natuke rohkem nagu töötame.
  • Mikroekspressioonid . Seal on 7 universaalset näoilmet ja need on emotsioonide dekodeerimiseks ja mõistmiseks uskumatult olulised. Kui osalete videokõnes, saate neid tegelikult lugeda!

Ja saate videot paremaks muuta! Vaadake meie juhendit videokõnede hämmastavaks muutmiseks.

15 näpunäidet enne järgmist videokõnet

& uarr; Sisukord & uarr;

Valige õiged tööriistad

Mis on virtuaalsete meeskondade jaoks üks suurimaid väljakutseid? Õige tehnoloogia leidmine õigeks tööks! Õnneks on olemas vahendid, mis võivad muuta ebaproduktiivsed meeskonnad edukad virtuaalsed meeskonnad.

Kuna peaaegu 69% ettevõtetest pakub juba kaugtööd, on olemas palju tööriistu, mis hoiavad teid meeskonnaga ühenduses.

Soovitan tungivalt proovida neid kõiki oma virtuaalse meeskonna jaoks ja seejärel valida kõige paremini toimiv. Fännan ka seda, et kasutan mitut tüüpi digitaalset suhtlust ja viin need õigete ülesannetega vastavusse. Näiteks ajurünnakuid tuleks alati teha videovestluses (kehakeele ja nägude nägemiseks), samal ajal kui päevakavadega saab asünkroonselt e -posti teel töötada ja kiireid selgitusi on kõige parem teha vestluse kaudu.

Siin on lõpptulemus: valige ülesande jaoks sobiv tööriist.

& uarr; Sisukord & uarr;

Valige oma vestlustööriistad

Mõnikord peate lihtsalt saatma oma meeskonnakaaslastele paar kiiret edasi -tagasi sõnumit. See ei pea olema keeruline: selliste vestluste jaoks valige hea vestlusteenus. Me armastame Loid või Keerake , kuigi kui kasutate juba Gmaili, on sellele sisse ehitatud kasulik vestlus, mida nimetatakse Google Hangouts .

Google Hangouts

Toimingu samm: Virtuaalsete kohtumiste ajal ärge kartke küsitluste, PDF-ide ja soojendusvestluste abil asju vürtsitada!



& uarr; Sisukord & uarr;

Valige oma töövoo automatiseerimise tööriistad

Mis on töövoo automatiseerimine?

Töövoo automatiseerimine aitab teil automatiseerida kõiki igavaid ja tüütuid ülesandeid, et saaksite keskenduda olulistele. Töövoo automatiseerimine hõlmab tarkvara ja rakendusi, mis on tõhusad ja kõrvaldavad inimliku vea teguri. Siin on paar näidet töövoo automatiseerimisest:

  • E -posti automatiseerimine: e -posti automatiseerimisega saate teatud aegadel teatud inimestele kirju välja saata.
  • Müügivihjete haldamine: tooteid müüvate ettevõtete jaoks võivad automatiseerimisvahendid aidata neid automaatselt müügiprotsessi õigesse ossa suunata.

Sellepärast on töövoo automatiseerimise tööriistad nii olulised:

Kui kõik teevad igavaid ja korduvaid ülesandeid, mida võiks automatiseerida, kaotab kogu teie meeskond väärtuslikku aega.

Automatiseerimisvahendid on tõhusate virtuaalsete meeskondade jaoks hädavajalikud. Seal on mõned tõeliselt head tööriistad või töövoo automatiseerimine, kuid meile meeldib see eriti Esmaspäev , Zapier ja Microsoft Flow . Siin on esmaspäevane tarkvara, mida saate kasutada automatiseeritud ülesande loomiseks:

Saate seadistada kõik oma ülesannete automatiseerimised korraga ja need tehakse automaatselt teie jaoks iga kord, kui ülesanne käivitatakse. Automatiseerimistööriistad on sõna otseses mõttes üks parimaid aja kokkuhoidjaid!

Koostöö

Me ei saa tõesti kiita Google Drive piisab dokumentide koostamisel.

Kasutades jälgimisfunktsiooni, näete täpselt selle dokumendi osi, mida teie virtuaalne rühm on redigeerinud:

Google

Saate töötada ka soovitusrežiimis, et vältida püsivaid muudatusi ilma kaasautori muudatusega nõustumata.



Google

Google Docs on üks parimaid viise koostöö parandamiseks. Jaaaa virtuaalse meeskonnatöö eest!



Projekti juht

Kui töötate tugeva kaugkultuuri loomise nimel, on hea mõte lahendada mõned projektihaldustööriistad.

Võib olla palju raskem korraldada täpselt seda, kes on ülesandeks delegeeritud ja mis tähtajaks, kui te ei saa enam midagi laua taga kontrollida.

Leiame selle Asana on parim projektijuhtimiseks, kuid teistele meeskondadele meeldib seda kasutada Trello või Jira .

Videokonverents

Kui mõtlete videokonverentsile, võib teie esimene mõte olla Skype'i kasutamine, kuid tänapäeval on palju rohkem võimalusi. Suum on kiiresti saamas populaarsem , sama hästi kui Cisco Webex , mis mõlemad pakuvad selliseid funktsioone nagu tausta hägustamine (kasulik, kui te ei soovi, et teie virtuaalne grupp näeks teie köögi olekut).

Jällegi, kui kasutate juba Gmaili, Google Meet ja Google Hangouts on mõlemad muljetavaldavad, kuid hõlpsasti kasutatavad videokõneteenused.

Planeerimine

Ok, me ütleme seda uuesti. Google'i kalender on ajakava jaoks suurepärane. Saate juhtida privaatsusseadeid ja liituda üksikute kalendritega (näiteks meeskonna A tööaeg ja koosolekud), nii et kõik sündmused, mida peate teadma, kuvatakse teie kalendris. Samuti saate määrata meeldetuletusi, jagada sündmuste kutseid ja kirjutada kirjeldusi koos kellaaja ja kuupäevaga.

Google

Meil on veelgi rohkem suhtlusvahendeid, mida saate vaadata:



15 parimat kaugsuhtlusvahendit

& uarr; Sisukord & uarr;

Looge suurepärane kaugpoliitika

Isegi kui kodus töötamine on ainult ajutine, peaks teil olema kehtestatud kaugtööpoliitika. Eeldatavasti näeme a märkimisväärne nihe alaliselt kodust töötavate inimeste arvus. Seetõttu tasub investeerida aega oma virtuaalse meeskonnaga koostöösse ametliku kaugtööpoliitika raames.

& uarr; Sisukord & uarr;

Mis on kaugtöö poliitika?

Kaugtöö poliitika on tavaliselt tööandja ja töötaja vahel sõlmitud kokkulepe, milles kirjeldatakse töötingimusi. Kaugtöö poliitika võib olla ajutine või alaline ning sisaldab üksikasju selle kohta, kuidas tööd väljaspool kontorit teha.

Tüüpiline kaugtöö poliitika sisaldab järgmist.

  • Töötunnid
  • Meeskonnatöövoog kirjeldab täpselt, kes kellele aru annab (ja kuidas / kui sageli)
  • Uus vanemapuhkuse poliitika
  • Uus haige poliitika
  • Töönädala uus struktuur koosolekute ja konverentside osas
  • Suhtlusootused

Sellise dokumendi koostamine loob tõepoolest aluse sellisele suhtlus- ja koostöökultuurile, mida soovite oma virtuaalsele meeskonnale eemalt töötades.

Lisateavet kaugtööpoliitika loomise kohta leiate meie kaugtöötajate haldamise juhendist:

12 usaldusväärset näpunäidet kaugtöötajate juhtimiseks

& uarr; Sisukord & uarr;

Leidke oma liikumissoon

Meil on uus kontor varutuppa üles seatud, läikiv kohvimasin hoolikalt arvuti kõrvale paigutatud, seisev laud kõik kokku pandud ja oleme valmis minema!

Noh, peaaegu.

Üks raskemaid osi kontorist meie kodudesse kolimisel on see, kui lihtsaks muutub mitteaktiivne. Me istume ja muutume pikaajaliseks toolikartuliks. Ja see on halb: pikaajalise istumise teaduslikud uuringud on näidanud, et istuv käitumine võib põhjustada vererõhu tõusu, kõrge veresuhkru taset, liigset keharasva ja kõrgenenud kolesteroolitaset.

Ja halvim osa?

Istuv olemine on lihtne . Harjutus on raske . Nii et inimesed lihtsalt ei tee trenni! See on eriti oluline kaugtöötajatele, kes tavaliselt töötavad kodus ja istuvad terve päeva. Kuid kui te pole veel treeningrutiinis, kaaluge seda:

Iga treeningu minut lisab teie elule minuti.

Sellepärast Harvardi teadlased leidsin, et vaid 15 minutit trenni päevas võib teie eluiga pikendada 3 aasta võrra!

Siin on mõned viisid, kuidas treeningu oma uude töörutiini lisada.

  • Proovige iga 30 minuti järel istudes pausi teha.
  • Kasutage oma laua all stepperit või jooksulinti, et jalad liiguksid.
  • Püsti, eriti veebiettekannete esitamisel.
  • Telefonikõne ajal kõndige ümber maja.
  • Osta hüppenöör ja kuluta 15 minutit päevas vahelejätmisele.
  • Tehke iga tund 10 tõuget.
  • Ostke tõmbetang ja kinnitage see oma kontoriukse kohale. Iga kord, kui möödute, tehke tõmbamine.
  • Vaadake YouTube'is jooga rutiini ja järgige.
  • Proovige kasutada a seisev laud .

Tõde on see, et see pole nii oluline mida millist harjutust teete, kui see on mõõduka intensiivsusega ja esitate endale väljakutseid. Kui see kõlab alguses liiga palju, proovige beebi samme! Tehke paar tõuget või vaid 5 minutit hüppenööri ja minge sealt edasi.

Alumine rida: töö on oluline, kuid te ei saa tööd teha, kui teie tervis kannatab.

& uarr; Sisukord & uarr;

Soovitage otseteid

Kui suudate teistelt stressikoormuse ära võtta, nähakse teid oma meeskonnas suurepärase mängijana.

Teisisõnu, stress, mida te teistelt vähendate, määrab teie väärtuse. Mõelge sellele: kui lisate teistele inimestele tööd ja stressi, koormate oma meeskonda tõhusalt.

Kuid kui leiate viisi stressi vähendamiseks, pöörduvad inimesed teie poole rohkem abi saamiseks.

Milline on suurepärane viis meeskonna stressi vähendamiseks? Üks suurepärane võimalus on soovitab otseteid.

Otseteed töövoos. Aja säästmiseks otseteed. Otseteed, mis häkkivad tootlikkust. Näiteks leidsin suurepärase pistikprogrammi, mis säästis aega, vähendades palju käsitsi tehtud uuringuid! Kuna see võib aidata ühte minu meeskonnaliiget, saatsin selle talle ja selle tulemusel paranes tema efektiivsus drastiliselt! (Ja tema stressikoormus vähenes samuti!)

Toimingu samm: Leidke ja soovitage üks suurepärane otsetee töökaaslasele, juhile, töötajale või ülemusele. Kui neile meeldib, siis suurepärane! Sa aitasid ja näitasid väärtust. Kui neile see ei meeldinud, pole kahju! See näitab ka seda, et olete ennetav ja teil on tõeline soov aidata.

& uarr; Sisukord & uarr;

Vältige lõkse

On mitmeid ühiseid lõkse, millesse kaugtöötajad virtuaalse meeskonnaga liitudes satuvad. Enamasti jagunevad need kaks asja:

  1. rutiini puudumine ja
  2. hea suhtluse puudumine.

On teatatud, et 40% kaugtöötajatest nimetab kodus töötamise suurimaks eeliseks paindlikkust.

Kuid paindlikkus kaasas varjukülg .

Siin on stsenaarium:

  • Peate esitama aruande kella 15.00 -ks. Kell on 14.45 ja te esitate oma aruande.
  • Aga oota! Teie koerad jooksevad teie jalgade ümber, sest nad peavad välja minema. Võtate nad jalutama ja seejärel esitate oma aruande.
  • Aga oota! Teie laps nutab ja tahab meeleheitlikult teie tähelepanu. Rahustad teda ja annad oma aruande kätte.
  • Aga oota! Jah, sa arvasid. Kell on kell 15.00 ja teie aruanne on nüüd hilinenud.

Paindlikkus on fantastiline, kuid paindlikkusel on suur negatiivne külg: tähelepanu kõrvalejuhtimine.

Eesmärkide seadmine, ajapiirang konkreetsete ülesannete täitmisel ja tööruumi segamistest vabastamine on tõesti oluline, kui soovite midagi teha!

Seda saab teha mitmel viisil.

  • Tehke ülesannete nimekirja kirjutamine oma osaks hommikune rutiin .
  • Jälgige oma tootlikkust, kirjutades üles, kui kaua kulutate töötamisele ja vaba aja veetmisele. Kui soovite minna digitaalseks, kasutage sellist rakendust nagu Võimendatud oma aja jälgimiseks.
  • Seadistage oma kodukontor maja vaiksesse piirkonda, mis ei sega tähelepanu. Parim on määrata endale oma tuba spetsiaalselt töötamiseks, nii et te ei seosta seda millegi muuga.
  • Hoidke oma telefoni teises ruumis ( uuring on näidanud, et ainult mobiiltelefoni olemasolu - isegi kui see on välja lülitatud - vähendab ajuvõimsust).

Teine suurim lõks, millesse kaugtöötajad satuvad, on suhtlemise puudumine oma meeskonnaga. See ei mõjuta mitte ainult töökoha tootlikkust, vaid ka enda vaimne tervis .

Üks Uuring soovitab, et kuni 21% kaugtöötajatest võitleb üksindusega.

Oleme juba välja töötanud tööriistad, mida saate selle vältimiseks kasutada, kuid siin on mõned sotsiaalseid näpunäiteid kuidas sellega hakkama saada.

  • Jagage asju oma elust väljaspool tööd ja julgustage ka teisi meeskonna inimesi seda tegema. Kuidas su nädalavahetus möödus? Imeline! Lõpuks saime vaadata seda uut seriaali Netflixis; Kas sa oled seda näinud? See võib tunduda igapäevane, kuid meeles pidada, et olete midagi enamat kui teie töö ja meeskonnakaaslased on rohkem kui teie töö, on selle aja jooksul ülioluline suurenenud sotsiaalne isolatsioon.
  • Andke teistele inimestele positiivset kinnitust ja tagasisidet nende töö kohta. See võib virtuaalses meeskonnas puududa, nii et proovige tõesti üksteise moraali tõsta.

Alumine joon: Tugeva virtuaalse meeskonna loomise juures tuleb kõige rohkem silmas pidada samu asju, mida teeksite kontoris - hoides oma suhtluse tõhusana, suhteid oma virtuaalse grupiga tihedana ja rutiinist kinni pidades.

& uarr; Sisukord & uarr;

Boonus: Alusta, Peata, Jätka

See on üks minu meeskonna lemmikharjutusi. Seda nimetatakse Start, Stop, Continue ja see töötab nii virtuaalsete kui ka isiklike meeskondade jaoks. Saate seda teha oma meeskonnaga igal aastal, kaks korda aastas või kord kuus. Siin Science of People'is vaatame seda harjutust uuesti läbi pärast suuri ärimomente, nagu toote turuletoomine ja kursuste uuendamine, et meeskonnaga ülesandeid selgitada.

Virtuaalselt töötades on lihtne oma töös eksida ja unustada, mida ülejäänud meeskond ehitab ja loob. See harjutus tuletab meelde ärieesmärke ja seda, kuidas iga meeskonnaliikme ülesanded neid eesmärke toetavad.

Lisateabe saamiseks vaadake täielikku videot jaotises Start, Stop, Continue:

Kaugtöö? Saada see video oma virtuaalsele meeskonnale! Kasutage seda lähtepunktina hakata sisukamalt suhtlema ja dünaamiliselt oma kolleegidega.

Head virtuaalset tööd,

Vanessa