7 nippi teabe ülekülluse vältimiseks ja e-kirjade haldamiseks

Varem olin e-postist sõltuvuses. Olin kurnatud. Läbi põlema. Mul oli vaja paremat väljapääsu postkastist.



Sisukord

  1. Kas ma ei saa lihtsalt oma e-kirju partiida?
  2. Miks meilisõnumid hävitavad tootlikkuse
  3. Põhjus, miks kontrollite alati e-posti
  4. Tegelik oht: teabe üleküllus
  5. 5 viisi, kuidas võidelda teabe ülekülluse vastu
  6. Kuidas vältida teabe ülekoormust ja hallata oma töömeile 7 sammuga
    1. 1. samm: kirjutage oma protsessid üles
    2. 2. samm: otsige ühte asja
    3. 3. samm: kirjutage loendi lõpp
    4. 4. samm: rakendage sprinte
    5. 5. samm: eemaldage postkast
    6. 6. samm: koosolekud e-posti teel
    7. 7. samm: minge e-posti dieedile
  7. Hea lugeja ...

Kas teadsite, et keskmine kontoritöötaja saab 121 meili päeva kohta?

Ja et enamik meist kontrollib oma e-posti aadressi iga 6 minuti tagant?



Info üleküllus on reaalne. Ja see peab lõpetama.

Istusin maha Cal Newportiga. Cal on Georgetowni ülikooli arvutiteaduste professor ja 7 raamatu enimmüüdud autor! Tema uusim raamat, E-postita maailm , tegeleb olulise küsimusega: kuidas saaksime töökohta paremaks muuta, et oleks oluline suhtlus ära tee Kas kasutada e-posti?

Vaadake meie allolevat videot:



Meie eesmärk on aidata teil tõhustada oma e-posti tootlikkuse mängu. Selles juhendis saate teada:

  • kuidas vältida teabe üleküllust
  • miks on e-post tootlikkuse tapja # 1
  • miks olete e-kirjade kontrollimisest nii sõltuvuses
  • kuidas hallata e-kirju (ja oma aega) nagu ülemus

Kas ma ei saa lihtsalt oma e-kirju partiida?

Las ma arvan - teil on kästud oma e-kirjad pakkida.

Kuigi see võib mõne jaoks töötada, on see suur saak. Murrangulises Uuring viisid California ülikooli teadlased läbi katse:



  • Nad ühendasid 40 kontoritöötajat 12 päevaks pulsikellade külge.
  • Nad leidsid, et mida kauem kulub e-postile antud tunnis, seda suurem on nende stress (pole üllatav).
  • Samuti leidsid nad, et mida kõrgem on neurootika isiksuseomadus, seda suurem on nende stressitase e-kirjade pakkimisel (üllatavam).

Nii et mõnele inimesele võib meilisõnumite pakkimine põhjustada rohkem kahju kui kasu, eriti kui need kipuvad kergesti stressi saama. Kuidas siis seda probleemi lahendada? Mis on parem alternatiiv meilide kontrollimisele?

Miks meilisõnumid hävitavad tootlikkuse

Kas kontrollite pidevalt oma e-kirju iga päev? Vastavalt 2021. aasta uuringule võib see olla halb Meilihaldur .

2021. aasta Mail Manageri uuringu tulemused näitavad, et enamik inimesi tunneb, et e-post muudab nad vähem produktiivseks ja pettunud

500 ärijuhi seas läbi viidud uuringust selgus, et enam kui pooled teatasid, et on pettunud, kuna ei leia postkastist konkreetseid dokumente, mis tekitas tunde, nagu oleksid nad:





  • aja raiskamine (63%)
  • vähem produktiivne (48%)
  • projektiteabe kaotamine (52%)

Jah! Rääkimata sellest, et meilide pidev kontrollimine võib meie keskendumist täielikult rikkuda (sellest lähemalt hiljem).

Mis viib mind suure küsimuseni ...

Miks me nii töötame? Miks lubame meilil asendada muid sügavama vestluse vorme? Miks on meil märguanded pidevalt sisse lülitatud? Miks me ei saaks tähtsat tööd kõigepealt teha ja siis hiljem e-posti kontrollida?

Põhjus, miks kontrollite alati e-posti

Mõistmaks, miks me nii palju e-posti kasutame, heitkem pilk e-posti ajaloole (see on tõeliselt põnev!).

E-post hakkas kasvama 1990. aastate alguses. Kuna inimesed said teada, et e-kirjad olid üldiselt odavamad, kiiremad ja tõhusamad kui faksiaparaadid, kasvas e-posti kasutajate arv kasvades 55 miljonilt kasutajalt üle maailma 1997. aastal 400 miljonini kasutajaks 1999. aastaks.

Ja siin algab e-posti suhtlusprobleem ...

E-posti kiire kasvuga hakkasid meilid asendama kõiki suhtlemisviise. Meil hakkas äkki tekkima :

  • vähem koosolekuid
  • vähem telefonikõnesid
  • vähem reaalseid, isiklikke vestlusi

See isoleeris inimesi ja pidurdas töö efektiivsust - meil ei laiene .

See tähendab, et me ohverdasime reaalse, juhusliku isikliku suhtluse mitme edasi-tagasi meiliga klientide ja juhtidega - meilidega, mis võtavad palju aega ja ainult neile vastamiseks (ainult ise). Me kõik teame, kui kaua e-posti ketid võivad kesta, nii et me kiirustame e-kirjadele vastama, et me protsessi edasi ei viivitaks.

Siit tuleb hüperaktiivse hivemindi mõiste.

Mis on hüperaktiivne hivemind?

Cal Newport kirjeldab hüperaktiivset meeleavaldust kui töövoogu, mis keskendub käimasolevale vestlusele, mida õhutavad struktureerimata ja plaanivälised sõnumid. Inimestes kipuvad inimesed suhtlusliine lahti hoidma, vastates kogu päeva jooksul e-kirjadele, telefonikõnedele või suumikõnedele. Hüperaktiivne hivemind võib kahjustada sügavat tööd.

Hüperaktiivne Hivemind rikub meie töövoo, kuna oleme pidevalt valvel.

Hyperactive Hivemindi töövoo graafiline kirjeldus

See pole irratsionaalne. Asi pole selles, et meiega halb oleks suhtlusvahendid . See pole meie süü .



Siin on suur probleem: Me pole arvutiprotsessorid. Me ei saa protsesse lihtsalt üksteise järel läbi viia - vajame aega, et oma tähelepanu ühelt asjalt teisele üle viia.

Kui meil on alati suhtlusliinid lahti, võetakse meie väärtuslikud vaimsed ressursid ära, häirides meid kriitilisest sügavatest töödest, mida me vajame, et asju teha.

Hüperaktiivne hivemind on tootlikkuse mürk.

Tegelik oht: teabe üleküllus

Pideva sõnumite ja teabe vooguga puutume kokku ühe surmava probleemiga: teabe üleküllus. Uuringu kohaselt Pewi uurimiskeskus , 20% inimestest ütleb, et tunneb end teabega üle ujutatuna.

Mis on teabe üleküllus?

Teabe üleküllus, mida nimetatakse ka teabeärevuseks või mürgituseks, on see, kui oleme kokku puutunud liiga palju teavet, kui suudame korraga käsitseda. Teabe üleküllus tekib tavaliselt siis, kui me neelame endasse ohtralt teavet (st e-posti teel), mis viib meid sageli ebaloogiliste otsuste langetamiseni või viivitame oma otsustega veelgi.

Ülekoormuse korral ei suuda meie aju lihtsalt kogu sissetulevat teavet töödelda. Ja on ka palju põhjused, miks me üle koormame. Kas saate seostada mõnda neist?

  • Töökaaslastelt, juhtidelt ja ülemuselt saate kogu päeva jooksul lugematul arvul e-kirju.
  • Teil on surve pidevalt suurt sisu välja murda, põhjustades teile rohkem, on parem mõtteviis.
  • Teid pommitatakse vastuolulise teabega (Siin tuleks ülesanne määrata! Ei, see tuleks sinna määrata!).
  • Žongleerite pidevalt mitme teile määratud ülesandega.
  • Tunnete end stressis, kui te ei saa teavet töödelda nii kiiresti kui saabub.

Kui see kõlab nagu sina, on siin mõned lihtsad näpunäited, mida saate teabe ülekülluse vastu võitlemiseks kohe rakendada:

5 viisi, kuidas võidelda teabe ülekülluse vastu

Kui inimestel on probleeme, on tavaliselt vastus:

  • Kas soovite kaalust alla võtta? Söö vähem ja tee trenni.
  • Kas soovite paremini magada? Ärge vaadake enne magamaminekut ekraani ja tehke midagi lõõgastavat.

Aga kuidas on teabe üleküllusega?

Me ei saa lihtsalt arvutit ja telefone välja lülitada - eriti kui meie töö on võrgus.

Kuigi lahendus ei pruugi olla lihtne, on siiski asju, mida olen proovinud ja mis aitab teabe ülekülluse korral suuresti kaasa:

  1. Mõttetorm. Kui olete takerdunud ja stressis, aitab TÕESTI oma ideede paberile toomine. Haara pliiats ja paber ning läheme ajurünnakute juurde - loetlege KÕIK, mis teid praegu stressi tekitab. 20 ülemust saadud meili. Haldur, kes käskis teil printerit parandada. See tohutu 30-leheküljeline dokument, mille pidite täna hommikul läbi sõeluma. Mõtlemine on nagu stressi ja murede paberile suunamine. Kui kõik on loetletud, saate ülejäänute pärast muretsemise asemel rohkem keskenduda antud ülesandele.
  2. Kasutage oma meeskonda. Kui kuulute meeskonda, ärge laske ise vastutust. Oletame, et teil on juht, kes saadab teile pidevalt ülesandeid teha - miks mitte jagada neid kellegagi oma meeskonnas? Kui neil on ribalaius, võiksid mõlemad probleemile iseendale lootmise asemel tegeleda (ja kaks aju on kindlasti parem kui üks).
  3. Internetist. Raamatut lugema. Jalutama minema. Tehke joogat. Teave saab meid tavaliselt siis, kui oleme Internetis - lõpuks kuuleme Internetis KÕIKIDE häält. Reaalses maailmas ei pea kõiki kuulama (vähemalt meie ise). Minge kuhugi vaiksesse ja võõrutusse. Leian, et kena jalutuskäik või lühike matk hoiab mind noorenemas.
  4. Vältige mitme ülesande täitmist. Uuringud näitavad, et multitegumtöötlus muudab inimesed tegelikult vähem produktiivseks kui siis, kui nad jäävad ühe ülesande juurde. Miks? Meie ajudel on raske ühelt ülesandelt teisele üle minna. Anname endast parima, kui saame keskenduda üksinda ülesandele ilma segavate teguriteta. Nii et kaaluge timeboxing või leida viis häireteta töötamiseks.
  5. Hands-off juhtimine. Kas olete mikrojuht? Kui võtate selle liiga kaugele, võite teistele haiget teha. Enamikule töötajatest meeldib autonoomiatunne - lõppude lõpuks teevad nad projektiga tihedat koostööd. Proovige praktilist lähenemist, kus võtate juhtpositsiooni, kuid laske neil ise otsuseid teha. Nad mitte ainult ei hinda seda, vaid teavad ilmselt ka meeskonna jaoks parimat!

Kuidas vältida teabe ülekoormust ja hallata oma töömeile 7 sammuga

Olgu, keskendugem peamiselt suurele probleemile: meilidele.

Nendest e-kirjadest pole lihtne lahti saada, kuid te ei pea ka neid täielikult välja viskama.

Ma tahan, et lõpetaksite ülekoormuse ohvriks langemise. E-posti maksimaalseks haldamiseks toimige järgmiselt.

1. samm: kirjutage oma protsessid üles

Iga kord, kui saate meili, esitage endale see kuldne küsimus:

Mis on selle protsessi aluseks oleva protsessi e-post?

E-kiri võib olla seotud klientidega, video edastamiseks tootmiseks, ajaveebi uute sisude kogumiseks jne. Kui e-kiri on oluline, loodab e-posti saatja teie vastusele, et nad saaksid järgmiste sammudega edasi liikuda.

Siinkohal võtab võtme tegelikult vastuse paberile kirjutamine või märkuse tegemine. Mõnel meilil, millest võite aru saada, pole olulist eesmärki, nagu näiteks e-posti aadressid või pikaaegsed kaebused.

Teine võimalus sellele mõelda on koostada loend või arvutustabel igast teie postkasti sattunud teemast või projektist. Nii et kui selle nimekirja koostasin, märkasin, et mul on teemad:

  • ajaveebiartiklid - 17 meili
  • YouTube'i videod - 12 e-kirja
  • rääkimiskohustused - 8 e-kirja
  • ajastamine - 24 e-kirja

See oli kasulik, sest see võimaldas mul mõelda süsteemide seadistamisele nendesse ämbritesse.

Kui näete visuaalselt, kuidas teie e-kirjad on seotud, minge järgmise sammu juurde.

2. samm: otsige ühte asja

Nüüd tuleb huvitav osa:

Mida saate teha oma protsesside lihtsustamiseks?

Püüdke siin madalalt rippuvat vilja - üks lihtne muudatus, mis säästab teid kõige rohkem aega.

See võib olla nii lihtne kui mõne muu tööriista kasutamine Kalendriliselt luua edasi-tagasi meilide asemel sagedased kohtumised kliendiga. Või võite aru saada, et saate loomisega palju aega kokku hoida meilimallid nende korduvate iganädalaste meilide jaoks.

Kui olete saanud ühe madala rippuvaga puuvilja, lisage veel paar.

See samm on ülioluline, sest see ütleb teie meelele, et suhtlemisel on rohkem kui ainult e-post.

Kui olete oma ühe asja leidnud ja pideva e-kirjaga kaasneva suure stressi oma õlgadelt eemaldanud, hakkate uuesti hoogu võtma, et oma aega uuesti juhtida.

Kui nägin oma partiisid, mõistsin, et peame looma Asana süsteemi, mis ühendas meie blogi ja YouTube'i videosüsteemi.

3. samm: kirjutage loendi lõpp

Minu meeskond ja mina kasutame Asana meie projektijuhtimise tööriistana. Nagu iga hea projektijuhtimistarkvara, aitab ka e-kirjade vähendamisel olla suur eelis.

Üks ülimalt kasulik trikk, mille hiljuti juurutasime, on päeva lõpu / nädala lõpu loendi kasutamine. See loend on ülesanne, mille loome Asanas ja mis ütleb põhimõtteliselt:

Hei, Vanessa! Kui teil on päeva / nädala lõpus aega, kas saaksite palun vaadata üle X, Y ja Z?

Päeva lõpu loendi näide

See protsess säästab meid NII palju edasi-tagasi, sest oleme andnud üksteisele palju aega, et päeva jooksul oma sügav töö ära teha, hoides samal ajal suhtlust hilisemaks.



4. samm: rakendage sprinte

Meeskonna sprint keskendub selle saavutamiseks hüperfookusele ühele projektile või ülesandele. See hõlmab tavaliselt enamikku või kõiki teie olulisi meeskonnaliikmeid, kes on ülesande täitmiseks vajalikud.

Sprindid on levinud tarkvaraarendusmeeskondades, kus reaalajas koostöö on rajal hoidmiseks oluline, et täita ülesandest sõltuvused.

Kuid enamikus teistes organisatsioonides kaotatakse võistkondlik sprint.

Soovitan sprindi juurde tagasi tulla.

Keskenduge kogu meeskonna tähelepanu ühele ülesandele, eirates e-kirju, kuni see ülesanne on lõpule viidud. Nii teab kogu meeskond, millega kõik tegelevad, ja sügava töö saab selle käigus lõpule viia.

Võite isegi planeerida sprindipäevade või -hommikute ajal, kui teie meeskond töötab kindla aja jooksul ühe ülesandega ja järgmisel järgmise tööga. Ma leidsin, et see aitab TONil neid vastikuid e-posti ahelaid vältida.

5. samm: eemaldage postkast

Mõelge oma meeskonna kõige olulisematele igapäevastele veebiallikatele:

  • projektijuhtimise kalender
  • sidusdokumentide kirjutamine
  • kirjutusvahendid

Kas need ressursid peavad olema postkastis? Minu vastus on eitav (ja olen kindel, et 99% ettevõtetest suudab postkasti tühistada ja ka tootlik olla). Nii et kui jälgite postkasti pidevalt, et pääseda juurde oma meeskonna ressurssidele, on siin peamine teha ressursid kättesaadavaks ka väljaspool postkasti:

  • Kommentaaride jätmiseks kasutage koostöödokumenti.
  • Tehke oma projektijuhtimistarkvaras asjakohaste linkidega ressursimall.
  • Määrake suhtlustarkvara e-posti väliseks ja märguanded väljaspool sügavat tööaega.

6. samm: koosolekud e-posti teel

Selle asemel, et pärast e-kirja saatmist e-kirju saata, proovige ajastada üks või kaks iganädalast koosolekut, kus kajastate olulisi teemasid (ja säästate selle käigus tonni aega e-kirjadest).

E-post on levitamiseks suurepärane, kuid suhtlemiseks kohutav.

Üldine rusikareegel on: Kui peate tegema suure otsuse või pidama olulist vestlust e-posti teel, on parem korraldada selle asemel kohtumine. E-kirjad võivad olla meeldetuletus inimeste eelseisva koosoleku kohta pingutamiseks, kuid hoidke koosoleku jaoks liha ja kartulit.

7. samm: minge e-posti dieedile

Nii nagu gluteenivaba dieet, oleme ka meie meeskond aeglaselt e-posti dieeti pidanud.

Nagu kõigil dieetidel, on ka uuel süsteemil hõlpsasti alustamine aeglane ja kindel. Saan aru - e-post näib kõigi tänapäevaste ettevõtete jaoks vajaliku sammuna.

Kuid siin pole peamine e-posti ega suhtluse peatamine - see seisneb nende aluseks olevate töövoogude asendamises.

Mida paremini suudab teie meeskond e-kirju asendada, seda vähem igatsete e-kirjade kasutamist.

Hea lugeja ...

Loodetavasti leidsite sellest artiklist abi! Ma tahan aidata teil kontrollida oma aega ja lõpetada kõik ebavajalikud segajad oma elus. Jätke allpool kommentaar ja andke mulle teada oma siseringi näpunäidetest, kuidas oma töömeilidega toime tulla.

Ja edasiseks lugemiseks vaadake neid fantastilisi blogipostitusi:

Teie eduks

Vanessa